• Zapraszamy na cykl Regionalnych Spotkań Zarządców Nieruchomości!

  • Jednolity Plik Kontrolny - oprogramowanie Probit przygotuje JPK

  • Zapraszamy na bezpłatne prezentacje oprogramowania PROBIT

  • 25 lat na rynku twórców oprogramowania

Czynsze

Moduł Czynsze przeznaczony jest do prowadzenia rozrachunków czynszowych z lokatorami, czy najemcami jak również służy do ewidencjonowania danych historycznych dotyczących zarządzanych zasobów.

Kartoteki zasobów

Gromadzenie informacji o zasobach administracyjnych oparte jest o hierarchiczną budowę systemu, dzięki czemu w łatwy sposób możemy opisać posiadane zasoby. System pozwala na prowadzenie ewidencji dotyczących lokali mieszkalnych, lokali użytkowych, reklam, garaży i innych. Rozbudowana kartoteka lokalu umożliwia opisanie jego cech użytkowych oraz innych zdefiniowanych przez użytkownika parametrów eksploatacyjnych. System prowadzi pełną historię właściwości zasobów (np. różnego rodzaju powierzchni), kolejnych najemców (lokatorów) lub właścicieli danego lokalu mieszkalnego wraz z historią tytułów opłat, którymi byli obciążani. Dzięki stworzeniu dodatkowego pola na kartotece lokalu, możemy przypisać każdy lokal do wspólnoty mieszkaniowej, do której przynależy. Katalog wspólnot mieszkaniowych zawiera informacje o nazwie wspólnoty, NIP-ie, adresie, rachunkach bankowych: bieżącym i funduszu remontowego.

Funkcja wyliczająca należności czynszowe i rejestracja wpłat

System umożliwia zakodowanie dowolnej ilości składników czynszowych, tytułów opłat, których wyliczenie odbywa się według metod definiowanych przez użytkownika. Dzięki hierarchicznej budowie istnieje możliwość przypisywania poszczególnych cen składników do osiedli, budynków lub też lokali. Należności naliczane w systemie bazują na danych historycznych gromadzonych w katalogach. Wszelkiego rodzaju zmiany dotyczące lokalu (liczba osób, powierzchnia, standard mieszkania, forma własności) powodują automatycznie zmianę naliczeń czynszu. System posiada wbudowany mechanizm rozliczania liczników mediów: zimnej i ciepłej wody, centralnego ogrzewania, dzięki czemu automatycznie wyznacza wysokość nadwyżki lub niedopłaty na podstawie rzeczywistego zużycia. W systemie uwzględniono możliwość definiowania zwyżek lub zniżek dla lokalu, naliczania odsetek za nieterminowe zapłaty. W rezultacie możliwe jest uzyskanie informacji o stanie finansowym płatnika uwzględniającej jednocześnie wpłaty i naliczenia z tytułu najmu lokalu mieszkalnego, lokalu użytkowego.

Dokumenty i zestawienia

Na podstawie danych zgromadzonych w systemie mamy możliwość kompleksowej obsługi lokatorów poprzez drukowanie zaświadczeń, wezwań do zapłaty, zawiadomień o zmianie cen składników czynszowych, analiz dotyczących konta lokalu, książeczek czynszowych oraz innych dowolnych dokumentów stworzonych na potrzeby użytkownika.

Analiza kosztów i przychodów

Dzięki wprowadzeniu Jednostek, system umożliwia ewidencję kosztów, zaliczek oraz wpłat z dokładnością do pojedynczej nieruchomości. Dzięki temu w szybki sposób można uzyskać rozliczenie nieruchomości. Dzięki powiązaniu poszczególnych modułów w systemie istnieje możliwość szybkiego dostępu do transakcji, w których dana nieruchomość uczestniczyła.
Program drukuje zestawienia obrotów na kontach za dowolny okres z podziałem na nieruchomości.  Istnieje możliwość automatycznego dekretowania kosztów na nieruchomości według podanych współczynników (np. powierzchnia użytkowa itp.). Dzięki współpracy poszczególnych modułów pakietu, można drukować zestawienia analityczne dla lokali, grup lokali.

Obsługa Windykacji

Moduł Czynsze obsługuje kompleksowo proces windykacji, w tym:

  • tworzy pisma windykacyjne na podstawie zdefiniowanych szablonów,
  • generuje automatyczną korespondencję do określonego zbioru Lokatorów,
  • pozwala na gromadzenie dokumentów elektronicznych na kartotece Lokatora i Lokalu z uwzględnieniem dostępnych formatów plików t.j. Excel, Word, Open office, jpg, gif,
  • automatycznie klasyfikuje dłużników uwzględniając ogólną kwotę należności oraz kwoty przeterminowane w czterech zdefiniowanych przedziałach okresu przeterminowania ( n.p. do 30 dni, od 30 do 60, od 60 do 90 oraz pow. 90 dni )
  • tworzy raport dłużnika z uwzględnieniem rozrachunków za ostatnie 5 lat,
  • obsługuje procedurę windykacji wg zdefiniowane scenariusza, gromadzi dokumenty oraz dane dla poszczególnych etapów, pozwala śledzić stan zaawansowania procesu, raportuje czynności windykacyjne zaplanowane na dany dzień lub okres,
  • wspomaga obsługę ugód z lokatorami umożliwiając przeksięgowania z poszczególnych kont rozrachunkowych na konta ugód z możliwością rozbicia kwoty należności na raty,
  • pozwala na blokowanie naliczania odsetek z dokładnością do lokatora, lokalu oraz dokumentu w zadanym okresie,
  • generuje storna odsetek, pozwala na ich anulowanie..


Obsługa Funduszu Remontowego

Moduł czynszowy umożliwia ujęcie analitycznego salda na wyodrębnionym koncie funduszu remontowego oraz na koncie środków pieniężnych. Pozwala on także na rozliczanie kosztów remontów z dokładnością do lokalu. Dzięki temu możliwe jest ujęcie analitycznego salda funduszu remontowego na poszczególnych zasobach.

Czytniki kodów paskowych przy wpłatach

System umożliwia odczyt kodu lokalu w trakcie rejestrowania wpłat przy użyciu czytnika kodów paskowych.

Import odczytów indywidualnych liczników

System umożliwia import odczytów indywidualnych liczników wykonanych w danej grupie lokali, w tym również import radiowych odczytów.  

Tworzenie szablonów raportów

W module czynszowym możliwe jest definiowanie własnych raportów przez użytkowników w zakresie danych o zasobach oraz dokumentów. Raporty tworzone są w postaci wydruku lub w postaci tabel, które można dalej przetwarzać przy użyciu innych programów, w tym przez Excel-a lub pakiet Open Office. Szablony raportów mogą być zapisywane i wykorzystywane wielokrotnie.

Zebrania wspólnot mieszkaniowych

Moduł Czynsze umożliwia prowadzenie ewidencji zebrań danej wspólnoty mieszkaniowej. Każde zebranie może posiadać temat, opis tekstowy, termin oraz porządek zebrania. Każdy punkt porządku zebrania posiada temat, a w przypadku punktów dotyczących głosowania uchwały również opis tekstowy drukowany na karcie do głosowania. Do każdego punktu porządku zebrania użytkownik może przypisać głosowanie. Lista osób biorących udział w zebraniu oraz posiadających prawo do głosowania powstaje na podstawie informacji systemowej dotyczącej zasiedlenia na wskazaną datę zebrania. Moduł Czynsze umożliwia również tworzenie planów zebrań dla poszczególnej wspólnoty mieszkaniowej. System wzbogacony jest o możliwość zarządzania głosowaniami planowanych uchwał. Użytkownik oprócz tego może również z systemu drukować  zaproszenia na zebrania, listy obecności oraz karty głosowania zbiorczego.