• Zapraszamy na cykl Regionalnych Spotkań Zarządców Nieruchomości!

  • Jednolity Plik Kontrolny - oprogramowanie Probit przygotuje JPK

  • Zapraszamy na bezpłatne prezentacje oprogramowania PROBIT

  • 25 lat na rynku twórców oprogramowania

Fakturowanie, Magazyn, Logistyka

Katalogi

W module Logistyka dane o produktach zgromadzone są w katalogach. Każdy asortyment może zostać scharakteryzowany pod względem handlowym, logistycznym, kosztowym i podatkowym. Do definicji wyrobów gotowych można dołączyć również specyfikację struktury materiałowej łącznie ze schematem kalkulacji kosztów. Każdy wyrób gotowy może posiadać kilka wariantów. Zgodnie z potrzebami użytkownika, poprzez adaptację możliwe jest uzupełnienie wykazu danych asortymentowych o dodatkowe pozycje. Z obsługą danych o asortymentach wiąże się wspomaganie użytkownika w trakcie wprowadzania i aktualizacji dokumentów obrotowych. Dzięki pomocy katalogowej możliwy jest sprawny wybór asortymentów z uporządkowanej listy wg podstawowego lub alternatywnego symbolu towaru oraz jego nazwy. Możliwe jest ponadto ograniczenie widoczności listy zgodnie z przynależnością do grupy asortymentowej, rodzaju oraz grupy produktów ( filtr ).

Indywidualizacja warunków handlowych

W module Logistyka, z dokładnością do asortymentu i grupy cenowej kontrahenta, określa się standardowe cenniki, które automatycznie podpowiadają się na dokumentach obrotowych. Wszystkie cenniki podstawowe dla odpowiednich grup cenowych mogą być korygowane poprzez automatyczną przecenę wyrażoną narzutem w stosunku do kosztów lub innych cenników lub jako procentowa zmiana wysokości. Możliwe jest jednak bardziej indywidualne podejście  dzięki mechanizmom wykazów możliwe jest przyporządkowanie zarówno cen jak i rabatów do konkretnego kontrahenta w odniesieniu do asortymentu lub grupy asortymentowej. Tabele rabatowe mogą być wykorzystywane w trakcie wystawiania zleceń oraz faktur jako podstawa do udzielenia rabatów ilościowych
i wartościowych. Warunki cenowe i rabatowe mogą być określane również manualnie w trakcie wystawiania dokumentów, zarówno dla poszczególnych pozycji jak też globalnie dla całego dokumentu.

Obsługa dokumentów obrotowych

Obsługa dokumentów obrotowych realizowana jest w oparciu o Zlecenia zarówno w odniesieniu do zakupu, sprzedaży oraz operacji wewnętrznych. Zlecenia mogą zostać poprzedzone zarejestrowaną ofertą, wysłaną do Klienta lub zapytaniem zaadresowanym do Dostawcy. W oparciu o zlecenia mogą być generowane dokumenty magazynowe, takie jak WZ, PZ oraz  dokumenty rozrachunkowe, takie jak Faktury Sprzedaży
i Zakupu oraz Faktury korygujące. Powołanie się na dokument Zlecenia powoduje automatyczne przepisanie jego zawartości na dokument potomny. W konsekwencji możliwe jest również powiązanie pomiędzy dokumentami magazynowymi a dokumentami rozrachunkowymi. Dokumenty rozrachunkowe po zapisaniu trafiają automatycznie do systemu Finansowo-Księgowego, gdzie podlegają rozliczeniu. Zarówno Zlecenia, Faktury, jak też dokumenty magazynowe mogą powstawać w wyniku ręcznego wprowadzenia jak również poprzez uruchomienie mechanizmu Dokumentów Seryjnych lub procedury Transferu Dokumentów  z innych systemów.

Obsługa zleceń produkcyjnych

Moduł Logistyka udostępnia mechanizm wspomagający zarządzanie procedurami produkcyjnymi. Podstawowym narzędziem służącym do przetwarzania danych jest Zlecenie Produkcyjne. Zlecenie Produkcyjne powstaje na podstawie odpowiedniej, wybranej przez Użytkownika Struktury materiałowej zawierającej Normy Zużycia poszczególnych surowców. Surowcami mogą być zarówno materiały, półprodukty, jak też usługi. Struktura Wyrobu uwzględnia następujące przypadki:

 

  • przetwarzanie N surowców na N wyrobów gotowych (produkt główny i produkty uboczne);
  • przetwarzanie N surowców na 1 wyrób gotowy ( montaż);
  • przetwarzanie 1 surowca na N wyrobów gotowych (rozkrój, rozbiór, demontaż).

Wszystkie cechy Struktury Wyrobu dziedziczone są przez Zlecenia produkcyjne z możliwością modyfikacji. Poszczególne pozycje wyrobów gotowych zlecenia mogą powoływać się na Zlecenie Sprzedaży. Użytkownik może również utworzyć potomne Zlecenia produkcyjne dla półproduktów stanowiących surowiec dla wyrobu gotowego. Utworzone Zlecenia Produkcyjne stanowią podstawę dla dokumentów rozchodu materiałowego (np. RW i ZW) oraz przychodu wyrobów gotowych (PW i ZPW). W dowolnym etapie realizacji zlecenia możliwe jest prześledzenie stanu zużycia materiałów oraz skalkulowanie kosztów normatywnych i szacunkowych, na podstawie rzeczywistego lub normatywnego zużycia.

Obsługa inwentaryzacji

Obsługa inwentaryzacji realizowana jest w czterech etapach. W pierwszym generowane są arkusze inwentaryzacyjne na podstawie stanu magazynowego udokumentowanego zatwierdzonymi obrotami. Następnie w trakcie edycji następuje wprowadzenie spisu z natury, który po zatwierdzeniu jest podstawą do rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Wprowadzenie spisu może być realizowane poprzez zastosowanie importu z zewnętrznych urządzeń inwentaryzacyjnych. Rozliczenie polega na automatycznym utworzeniu dokumentów korygujących.

Wycena zapasów / kalkulacja kosztów

Podstawową składową kosztów obsługiwaną przez moduł Logistyka są koszty bezpośrednie (proporcjonalne do przychodów lub wartości produkcji), które zarówno w procesie sprzedaży jak też produkcji powstają w momencie rozchodu produktów. Zgodnie z przyjętą metodą wyceny dopuszcza się trzy podstawowe, księgowe metody wyceny zapasów i rozchodów  według ceny ewidencyjnej i FIFO. Wycena księgowa poprzedza każdorazowo proces księgowania dokumentów i może zostać skorygowana poprzez  przeszacowanie. Procedura kalkulacji kosztów realizowana jest głównie w  odniesieniu do Zleceń Produkcyjnych. Mechanizm kalkulacji opiera się na opisanych w przygotowanych przez Użytkownika Schematach Kalkulacji Kosztów. Każdy Schemat może zostać rozszerzony o pozycję narzutów kształtujących cenę sprzedaży. W wyniku jego użycia możliwe jest automatyczne przeliczenie ceny sprzedaży dla poszczególnych wyrobów gotowych.

Kwalifikacja kosztów i przychodów

Wszystkie koszty oraz przychody kwalifikowane są na miejsca powstania zgodnie z symbolem Jednostki Kalkulacyjnej, na którą wskazują dokumenty obrotowe. Jednostka kalkulacyjna może odzwierciedlać zarówno Centrum Zysków, Nośnik Kosztów, Lokalizację handlową lub produkcyjną jak też inne miejsce grupowania kosztów wymagane do prowadzenia analizy wyników. Może być również wielowymiarowa i obejmować wiele elementów kalkulacyjnych jednocześnie.

Automatyczne księgowanie operacji

Procedury księgowania realizowane są automatycznie na podstawie schematów księgowania. W module Logistyka dostępna jest standardowa procedura księgująca, która wykonuje dekretacje w oparciu o zatwierdzone dokumenty obrotowe na odpowiednie, ustawione w trakcie wdrożenia, konta z dokładnością do Jednostki Kalkulacyjnej. Wynik księgowania przenoszony jest w konsekwencji do systemu Finansowo-Księgowego. Istnieje możliwość zbudowania indywidualnych schematów księgowania zgodnie z potrzebami użytkownika przy użyciu opcji Narzędzia. Schematy takie mogą kojarzyć dekrety księgowe z dokładnością do symbolu asortymentu, grupy asortymentowej, rodzaju, magazynu, symbolu podatkowego oraz innych kategorii.

Obsługa Rejestrów VAT

W wyniku księgowania faktur sprzedaży i zakupu powstają automatyczne zapisy w zakresie podatku VAT. Rejestry VAT Sprzedaży i Zakupu przenoszone są automatycznie do systemu Finansowo-Księgowego, gdzie podlegają dalszemu przetworzeniu. Logistyka umożliwia kwalifikowanie faktur do wielu rejestrów Sprzedaży i Zakupu.

Import-eksport

System jest wielowalutowy. Wspomaga przyjęcie dokumentu z importu i automatyzuje wyliczanie ceny nabycia poszczególnych towarów. Drukuje kalkulację przyjęcia importowego. Umożliwia wystawianie faktury eksportowej
w dowolnej walucie i dowolnym języku oraz automatyczną jej wycenę w złotych. Pozwala na prowadzenie wyceny stanów towarów w magazynie w dewizach.

Konfiguracja interfejsu / dokumentów / operacji

Moduł obsługuje standardowe dokumenty obrotowe, które zwykle występują w firmach handlowych, usługowych
i produkcyjnych. Ze względu jednak na możliwość wystąpienia specyficznych operacji, konfiguracja umożliwia zaadaptowanie interfejsu zarówno w zakresie katalogów, dokumentów magazynowych, zleceń jak też faktur. Zarówno forma okienek edycyjnych oraz ich zawartość mogą podlegać modyfikacjom związanym z indywidualnymi potrzebami Klienta. Istotnym elementem konfiguracji jest Mechanizm Wykazów, który pozwala na tworzenie dodatkowych tabel edycyjnych krzyżujących między sobą poszczególne kategorie danych systemu, takie jak: kody asortymentów, kody kontrahentów, kody jednostek kalkulacyjnych oraz poszczególne zbiory kodów słownikowych systemu PROBIT. Wykazy umożliwiają określanie relacji pomiędzy tymi kategoriami wyrażonych ilościowo lub jakościowo. Wykazy mogą być poszerzane, modyfikowane oraz tworzone na nowo. Przykładem wykazu jest wspomniana wyżej tabela rabatowa, która krzyżuje kod kontrahenta i symbole poszczególnych asortymentów. Cała struktura menu może zostać zmieniona, a pewne opcje ukryte lub inaczej uporządkowane. Można również uzależnić wygląd menu od konkretnego Użytkownika, który obsługuje program. W wyniku konfiguracji możliwe jest również dodanie nowych słowników.