• PROBIT na 13. Edycji Regionalnych Spotkań Zarządców Nieruchomości!

  • Jednolity Plik Kontrolny - oprogramowanie Probit przygotuje JPK

  • Zapraszamy na bezpłatne prezentacje oprogramowania PROBIT

  • 25 lat na rynku twórców oprogramowania

Płace-Kadry

Zarządzenie personelem, kartoteki pracowników

System pozwala założyć kartoteki pracowników i gromadzić wszelkiego rodzaju informacje dotyczące zatrudnionego i mające związek z jego pracą i wynagrodzeniem. Grupowanie pracowników w różnych przekrojach odzwierciedla strukturę organizacyjną firmy (jednostki budżetowej) oraz style i techniki  kierowania. Można gromadzić dane o pracownikach zatrudnionych na umowę o pracę, umowy cywilnoprawne, uczniach. Na kartotece można, między innymi: wprowadzać informacje o przebiegu zatrudnienia, dane dotyczące nieobecności, czasu pracy, wykształcenia, uprawnień, badań lekarskich, obowiązkowych oraz dobrowolnych ubezpieczeń społecznych itd. Istotną cechą systemu jest jego elastyczność oraz modyfikowalność. Istnieje możliwość rozbudowywania kartoteki o nowe pozycje, co pozwala na rozszerzanie  funkcjonalności programu, zgodnie z indywidualnymi potrzebami użytkowników. Dane na kartotece są pogrupowane tematycznie, przez co są łatwo dostępne, mogą być w wygodny sposób aktualizowane, przeglądane na ekranie oraz drukowane. System prowadzi archiwum, z którego w każdej chwili można wyciągnąć informacje dotyczące pracowników zwolnionych.

Dokumenty

Na podstawie danych osobowych automatycznie emitowane są dokumenty takie jak: umowa o pracę, aneksy do umowy, świadectwo pracy, zaświadczenie o zatrudnieniu, karta zasiłkowa itp. Mechanizm definiowania szablonów umożliwia użytkownikowi samodzielne, dynamiczne modyfikowanie wzorów dokumentów oraz opracowywanie wszelkich innych związanych z zatrudnieniem pracowników w firmie.
Zestawienia, raporty
Program  przygotowuje oraz drukuje różnorodne raporty oraz zestawienia, takie jak: stan zatrudnienia, wykaz nieobecności chorobowych, wykaz urlopów do wykorzystania, wykaz osób do badań lekarskich i wiele innych. Są one pomocne w bieżącej pracy, analizowaniu wielkości i struktury zatrudnienia, kwalifikacji zawodowych pracowników, rotacji pracowników, wydajności pracy, w planowaniu zatrudnienia, planowaniu szkoleń, urlopów itd. Odrębną grupę stanowią raporty, których opracowywanie jest wymagane przepisami.
Naliczanie wynagrodzeń, funkcje wyliczające staże, urlopy i inne
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, program automatycznie nalicza wynagrodzenia, wylicza staż pracy w firmie i poza nią, przysługujący wymiar urlopu, sprawdza wykorzystanie urlopu, pilnuje terminów nagród jubileuszowych, okresowych badań lekarskich, umożliwia prowadzenie ewidencji czasu pracy.

Listy płac

Lista płac jest dokumentem stanowiącym podstawę do ewidencji zobowiązań wobec pracowników z tytułu pracy, potrąceń z tytułu zaliczek na podatek dochodowy, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, innych potrąceń dokonywanych za zgodą pracownika oraz wypłat należnych wynagrodzeń. W liście płac są również zawarte informacje dotyczące składek opłacanych przez pracodawcę na ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. System PROBIT umożliwia automatyczne wyliczanie wynagrodzeń na listach miesięcznych, bezosobowych i dodatkowych. Opracowane i zatwierdzone listy są drukowane według wybranego szablonu (m.in.: pionowe paski wypłat, układ tabelaryczny, utajnione zarobki). Można również opracowywać dodatkowe szablony, zgodnie z indywidualnymi wymaganiami użytkowników. Istnieje możliwość drukowania przelewów do wynagrodzeń (przelewy indywidualne na formularzach bankowych, przelew zbiorczy z wykazem pracowników, pełna integracja z systemami bankowości elektronicznej). Zdarzenia gospodarcze związane z wynagradzaniem pracowników dotyczące okresów zaksięgowanych są automatycznie ewidencjonowane na listach korygujących.

Czas pracy

Na podstawie zdefiniowanych przez Użytkownika indywidualnych kalendarzy czasów pracy na każdy dzień w miesiącu, program wylicza dla pracowników nominalny czas pracy. Istnieje również możliwość importowania danych z zewnętrznych systemów Rejestracji Czasu Pracy (dostępne poprzez adaptację). Stosownie do wprowadzonych informacji o czasie pracy, system automatycznie wylicza wynagrodzenie zasadnicze oraz dopłaty za pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych, świątecznych itd.

Składniki płacowe

Program umożliwia definiowanie własnych składników wynagrodzeń oraz algorytmów, które je wyliczają, przez co łatwo się go adoptuje do różnych systemów wynagrodzeń oraz specyfiki podmiotów gospodarczych. Przy opracowywaniu list płac program wylicza automatycznie, zgodnie z obowiązującymi przepisami:

  • wynagrodzenie zasadnicze (dla pracowników wynagradzanych miesięcznie oraz godzinowo) oraz za akord,
  • inne składniki wynagrodzenia wynikające z przepisów oraz zdefiniowane przez użytkownika,
  • wynagrodzenie za czas choroby oraz za urlop,
  • wysokość zasiłków oraz składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne,
  • zaliczkę na podatek dochodowy oraz składkę na Kasę Chorych (z uwzględnieniem progów podatkowych, kosztów uzyskania, ulg itd.),
  • pozostałe potrącenia płacone przez pracownika (np. PZU, alimenty), jak i pracodawcę (Fundusz Pracy i  Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych).

Raportowanie

Ustawowe wymogi oraz wewnętrzne potrzeby firm dotyczące szczegółowości oraz terminowości przygotowywania różnorodnych deklaracji, zestawień i wydruków, powodują, że program został zaopatrzony w bardzo rozbudowane funkcje umożliwiające raportowanie. Można wyodrębnić kilka grup raportów:

  • dotyczące pojedynczych pracowników (kartoteka zarobków, karta podatkowa, karta ewidencji czasu pracy  
  •    itd.),
  • zestawienia zbiorcze (zbiorówki list płac, rejestr księgowy, rozbicie kosztów wynagrodzeń),
  • deklaracje podatkowe PIT (PIT-4R, PIT-11, PIT-8AR, PIT-40),
  • deklaracje ZUS i współpraca z Programem Płatnika,
  • inne dowolne raporty zdefiniowane w Generatorze Wydruków przez użytkownika lub na jego zamówienie.

Wydruk deklaracji podatkowych realizowany jest w formie nadruku na oryginalnych formularzach lub w formie kompletnego wydruku wypełnionej deklaracji z wykorzystaniem oprogramowania IPS. Wraz z systemem PROBIT może być dostarczony program IPS z licencją wieczną pozwalającą na pobieranie aktualnych formularzy deklaracji ze strony internetowej. Program obsługuje ostatnio wprowadzone deklaracje rozliczeniowe roczne PIT-4R i PIT-8AR.

Wieloetatowość

Obsługa wieloetatowości na kartotece – część stron jest rożna dla poszczególnych etatów, możliwość wprowadzania danych na pojedynczy lub na wszystkie etaty.

Inne

  • Mechanizm korekt danych i list korygujących. Mechanizm konieczny do kompleksowego rozliczania z ZUS-em, istnieje możliwość wystornowania listy płac, a następnie naliczenie poprawne listy korygującej zawierającej dane tylko z paska pracownika wystornowanego z naniesionymi poprawnymi danymi, z możliwością zmiany daty ZUS.
  • Rozliczanie nieobecności z poprzedniego miesiąca. Wypłata za chorobowe z poprzedniego miesiąca, które nie zostało rozliczone w miesiącu nieobecności. Rozwiązanie polega na wprowadzeniu dodatkowego zestawu składników, które rozliczają nieobecności z poprzedniego miesiąca. Został dodany również składnik korekty wynagrodzenia za poprzedni miesiąc w celu prawidłowego skorygowania wynagrodzenia wypłaconego.
  • Tabela wynagrodzeń. Możliwość stworzenia tabeli wynagrodzeń z datami obowiązywania dla danych grup zaszeregowania i możliwość korzystania z tabeli wynagrodzeń przy wyliczaniu wynagrodzenia konkretnej osoby. Tabela wynagrodzeń może opierać się na słownikach systemowych oraz na zdefiniowanych stażach.
  • Dokumenty do NFZ. Szablon dokumentu wraz z mechanizmem generowania dokumentów do NFZ.
  • Logowanie zmian wykonanych na kartotece. Kontrolowanie co i przez kogo zostało zmodyfikowane w systemie (wymóg ustawy o ochronie danych osobowych). Zapisywanie operacji wykonywanych przez użytkowników na kartotece oraz możliwość wydrukowania raportu z wprowadzonymi zmianami.
  • Czas pracy w systemie rozliczany co do minut.
  • Przelewy do list płacy lub do poszczególnych osób w module jFK.
  • Możliwość rozbicia wynagrodzenia (procentowo lub kwotowo) na dowolną ilość kont bankowych lub wypłat w kasie.


Zamknięcie roku jako funkcja porządkująca

Podczas zamknięcia roku zostaje naliczony urlop na przyszły rok oraz zostaje zmieniona wartość parametru określającego jaki jest aktualny rok pracy systemu.

Rozrachunki osobowe

Operacje związane z rozrachunkami osobowymi (pracownikami, współpracownikami np osobami na kontraktach menadżerskich, właścicielami). Możliwe jest tworzenie zaliczek stałych i terminowych. Realizowane operacje:

  • wprowadzanie dokumentów osobowych,
  • wprowadzanie i rozliczanie zaliczek osobowych jednorazowych i odnawialnych,
  • kompensaty rozrachunków osobowych - w tym także pochodzących z list płac,
  • faktury płacone bezpośrednio (w momencie wystawiania) przez osoby,
  • faktury już wystawione (i zapisane w systemie jako zobowiązania/należności ) spłacane przez osoby,
  • naliczenie odsetek,
  • przeszacowania kursowe.

Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa

System umożliwia w systemie obsługę kasy zapomogowo- pożyczkowej poprzez stronę kadrową KZP. Pracownicy z wypełniony okresem od - do są osobami zapisanymi do kasy zapomogowo- pożyczkowej i tylko dla takich osób można wprowadzać pożyczki i zapomogi. W systemie obsługiwane są 3 rodzaje pożyczek: pożyczki długoterminowe, krótkoterminowe oraz mieszkaniowe. Do każdej pożyczki tworzony jest plan spłat oraz istnieje możliwość wydruku harmonogramu spłat. Istnieje również możliwość ewidencji wypłaconych zapomóg. W przypadku wpłat wpisowego oraz składek miesięcznych umożliwiono rozliczanie wartości na liście lub wpłat gotówkowych. W systemie istnieje możliwość ewidencjonowania wypłat gotówkowych z KZP.  Zakładka ta umożliwia zapisanie kwoty i daty wypłat. Użytkownik ma do dyspozycji zestawienie sumujące wypłaty za okres – wypłaty. W systemie istnieje możliwość wyliczania na liście zadłużenia danej osoby w KZP oraz składek wpłaconych w KZP.