Procedura zgłoszeń wewnętrznych

§.1 Cel i zakres zastosowania

1. Niniejsza Procedura zostaje wprowadzona w celu dbałości o poszanowanie interesu publicznego, przepisów prawa oraz ochrony osób zgłaszających informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

2. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania informacji o nieprawidłowościach (niedozwolonych zachowaniach, czynach, zaniechaniach) powziętych w związku z pełnionymi obowiązkami, świadczoną pracą lub wykonywaną umową („Naruszenia”), prawa zgłaszających je osób („Sygnaliści”) oraz zakres i przesłanki udzielania im ochrony.

3. Zgłaszane nieprawidłowości mogą dotyczyć działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub regulacjami wewnętrznymi PROBIT Sp. z o.o. lub mającego na celu obejście prawa lub regulacji wewnętrznych PROBIT Sp. z o.o., w zakresie zgodnym z art. 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów („Ustawa”).

4. Procedura nie służy do zgłaszania ogólnych problemów związanych z wykonywaną pracą, które nie stanowią Naruszeń.

§ 2 Adresaci procedury

1. Zgłoszeń mogą dokonywać w szczególności pracownicy PROBIT Sp. z o.o. („Probit”), w tym Prezes Zarządu jak również współpracownicy, klienci, kontrahenci, dostawcy, doradcy, osoby wykonujące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, gospodarczej, lub o podobnym charakterze („Adresaci procedury”).

2. W zakresie, w jakim Zgłoszenie dotyczyłoby Prezesa Zarządu adresatem niniejszej Procedury jest również Zgromadzenie Wspólników.

§ 3 Pełnomocnik

1. Za przyjmowanie zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa oraz prowadzenie postępowań wyjaśniających dotyczących Naruszeń odpowiedzialna jest Pełnomocnik Zarządu ds. przyjmowania zgłoszeń sygnalizacyjnych oraz obsługi procesu zgłoszenia i podejmowania działań następczych („Pełnomocnik”).

2. Pełnomocnik powoływany jest zarządzeniem Prezesa Probit.

§ 4 Tryb składania zgłoszeń

1. Sygnalista, z zastrzeżeniem ust. 2, jest uprawniony do dokonywania

a) zgłoszeń wewnętrznych;
b) zgłoszeń zewnętrznych – na zasadach wynikających z Ustawy (przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny);
c) ujawnienia publicznego – na zasadach wynikających z Ustawy (przekazywanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej).

2. W przypadku, w którym Naruszenie może zostać skutecznie rozstrzygnięte wewnątrz Probit, zgłaszanie Naruszeń w pierwszej kolejności dokonywane powinno być za pośrednictwem wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń.

3. Sygnalista może zgłosić Naruszenie:

d) osobiście w siedzibie Probit do rąk własnych Pełnomocnika, w zamkniętej kopercie z dopiskiem „do rąk własnych Pełnomocnika ds. przyjmowania zgłoszeń sygnalizacyjnych”;
e) na adres e-mail: sygnalista@probit.com.pl;
a) korespondencją listowną kierowaną na adres Probit z dopiskiem „do rąk własnych Pełnomocnika ds. przyjmowania zgłoszeń sygnalizacyjnych”.

4. Pełnomocnik ma obowiązek zapewnienia poufności treści Zgłoszenia oraz tożsamości Sygnalisty w ścisłej tajemnicy. Dotyczy to również przypadku, kiedy przekazana informacja nie będzie stanowiła Zgłoszenia w rozumieniu Procedury.

5. Zgłoszenie musi określać:
a) imię i nazwisko Sygnalisty,
b) stanowisko pracy Sygnalisty,
c) opis Naruszenia,
d) wskazanie dowodów (które już Sygnalista posiada lub opis, w jaki sposób można dowody pozyskać),
e) sposób kontaktu Pełnomocnika z Sygnalistą (np. adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny).

3. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane z uwagi na brak możliwości weryfikacji treści Zgłoszenia.

4. Pełnomocnik w terminie 7 dni od dnia doręczenia Zgłoszenia potwierdza Sygnaliście przyjęcie Zgłoszenia. Powyższe nie znajduje zastosowania, jeżeli Sygnalista sprzeciwia się przesłaniu potwierdzenia lub przesłanie potwierdzenia może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby.

5. W każdej chwili w trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik może zgłosić się do osób zaangażowanych w sprawę o udzielenie niezbędnych wyjaśnień.

6. Zgłoszenia powinny być rozpatrywane zgodnie z kolejnością wpływu, chyba że za nadaniem danej sprawie priorytetu przemawia waga lub charakter Naruszenia.

7. Dokonywanie nieprawdziwych Zgłoszeń o wystąpieniu Naruszenia, wykorzystywanie zgłaszania Naruszeń w złej wierze, w szczególności dla celowego zaszkodzenia innej osobie, jest niedopuszczalne i osoba dokonująca ww. zgłoszenia nie korzysta z ochrony prawnej. Świadome działanie osoby dokonującej zgłoszenia może powodować wyciagnięcie, wobec niej, konsekwencji prawnych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 5 Weryfikacja zasadności zgłoszenia

1. Po odebraniu Zgłoszenia Pełnomocnik rejestruje je zgodnie z § 8 oraz powiadamia o tym fakcie Prezesa Probit, z wyjątkiem sytuacji, gdy Zgłoszenie dotyczy Prezesa Probit.

2. W przypadku, gdy Zgłoszenie dotyczy Prezesa Probit, informacja o Zgłoszeniu przekazywana jest niezwłocznie do Zgromadzenia Wspólników na adres e-mail: wspolnicy@probit.com.pl.

3. Pełnomocnik dokonuje wstępnej weryfikacji Zgłoszenia tak szybko, jak to możliwe, nie później jednak niż do 30 dni od daty doręczenia Zgłoszenia.

4. Pełnomocnik sporządza raport, o którym mowa w ust. 6 poniżej, i przekazuje go Prezesowi Probit (z wyłączeniem przypadków, kiedy Zgłoszenie dotyczy Prezesa Probit – wtedy ww. raport jest przekazywany do Zgromadzenia Wspólników).

5. Pełnomocnik, gdy jest to zasadne, może korzystać z zewnętrznych konsultantów wyspecjalizowanych w dziedzinie dotyczącej rozpatrywanego Zgłoszenia.

6. Wynikiem działań Pełnomocnika jest sporządzenie raportu określającego w szczególności:

1) czynności podjęte przez Pełnomocnika, ustalony opis zdarzeń,
2) ocenę czy stwierdzone zachowania stanowią Naruszenie,
3) rekomendacje co do dalszego postępowania, w tym działań następczych w rozumieniu Ustawy w szczególności względem sprawców Naruszeń.

7. Raport, o którym mowa w ust. 6, jest dokumentem poufnym, a jego treść może zostać ujawniona wyłącznie Prezesowi Probit oraz, w przypadkach określonych Procedurą, Zgromadzeniu Wspólników.

8. W przypadku stwierdzenia Naruszenia, w zależności od jego zakresu oraz rodzaju, Pełnomocnik rekomenduje Prezesowi Probit podjęcie działań, w szczególności:

1) pouczenie osoby poszkodowanej o przysługujących jej środkach ochrony prawnej,
2) nałożenie kary porządkowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3) wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy na zasadach określonych w Kodeksie Pracy,
4) podjęcie działań faktycznych, mających na celu zaprzestanie dalszych Naruszeń,
5) zawiadomienie właściwych organów, w tym organów ścigania w przypadku stwierdzenia podejrzenia popełnienia przestępstwa

9. Pełnomocnik przekazuje Sygnaliście informację o sposobie rozpatrzenia Zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Sygnaliście, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia. Informacja ta obejmuje w szczególności planowane lub podjęte działania następcze i powody podjęcia takich działań.

§ 6 Ochrona

1. Od dnia doręczenia Zgłoszenia Pełnomocnikowi, Probit zapewnia Sygnaliście, osobom pomagającym Sygnaliście oraz osobom powiązanym z Sygnalistą, a będącym pracownikami Probit ochronę przeciwko bezpośredniemu lub pośredniemu działaniu lub zaniechaniu, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę Sygnaliście, zgodnie z art. 12 Ustawy, mogącym stanowić efekt Zgłoszenia („Odwet”), w szczególności przed:

1) identyfikacją tożsamości;
2) zwolnieniem z pracy bez obiektywnych powodów;
3) nieprzedłużeniem kończącej się umowy o pracę bez obiektywnych powodów;
4) pogorszeniem warunków zatrudnienia, w szczególności zmianą stanowiska pracy, zmianą obowiązków służbowych, zmianą miejsca pracy, zmianą warunków pracy, obniżeniem wynagrodzenia, zmianą godzin pracy, wstrzymaniem szkoleń, premii bez obiektywnych powodów;
5) wstrzymaniem awansu bez obiektywnych powodów;
6) nałożeniem lub zastosowaniem jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary, w tym finansowej bez obiektywnych powodów;
7) groźbami bez obiektywnych powodów;
8) dyskryminacją oraz wszelkimi innymi rodzajami nierównego traktowania.

2. Jeśli Sygnalista świadczy pracę na podstawie stosunku prawnego innego niż stosunek pracy lub wiąże go z Probit umowa gospodarcza, nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, tj. chroniony jest w szczególności przed rozwiązaniem, wypowiedzeniem lub nieprzedłużeniem umowy stanowiącej podstawę współpracy bez obiektywnych powodów.

3. Każdemu Sygnaliście przyznane zostają środki ochrony określone w ust. 1 powyżej, pod warunkiem, że:

1) istniały uzasadnione podstawy do uznania, że będące przedmiotem Zgłoszenia informacje są prawdziwe w momencie jego dokonywania;
2) informacje zawarte w Zgłoszeniu objęte są zakresem Naruszeń wskazanych w niniejszej Procedurze;
3) zgłoszenie dokonane zostało w trybie, o którym mowa w § 3 niniejszej Procedury;
4) Sygnalista nie jest jednocześnie osobą będącą sprawcą lub współsprawcą Naruszenia.

4. Do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego, o którym mowa w § 5 niniejszej Procedury, niezbędnymi środkami ochrony objęci są również pracownicy, wobec których dokonano zgłoszenia Naruszenia („Sprawcy”).

5. W przypadku stwierdzenia, że zgłoszenie dokonane przez Adresata Procedury jest działaniem w złej wierze, a zarazem stanowi Naruszenie będzie rodzić to konsekwencje prawne, szczególnie określone w Kodeksie Pracy, Kodeksie Karnym, Kodeksie Cywilnym.

6. Sygnalista, który stał się celem Odwetu lub podejrzewa, że może stać się celem Odwetu powinien niniejszy fakt zgłosić Pełnomocnikowi.

7. Pełnomocnik jest zobowiązana do niezwłocznego zastosowania odpowiednich środków wobec każdego Adresata Procedury, który próbuje dokonać Odwetu wobec Sygnalisty, w tym w szczególności w granicach odpowiedzialności porządkowej oraz służbowej. W przypadku, gdy dokonującym Odwetu lub grożącym dokonaniem Odwetu jest osoba nie będąca Adresatem Procedury, Probit niezwłocznie zawiadamia odpowiednie organy państwa celem zapewnienia Sygnaliście stosownej ochrony przed Odwetem.

8. Zawiadomienia w takiej sytuacji dokonuje się w szczególności, gdy grożenie Odwetem lub dokonanie Odwetu może spełniać przesłanki przestępstwa lub wykroczenia.

9. Działania Odwetowe względem Sygnalisty podlegają zgłoszeniom jako Naruszenie oraz ocenie w ramach postępowania wyjaśniającego podobnie jak inne przypadki Naruszeń.

§ 7 Ochrona danych osobowych

1. Informacje dotyczące lub pochodzące od Sygnalistów mają charakter niejawny i objęte są całkowitą poufnością. Pełnomocnik zobowiązany jest do ochrony tożsamości Sygnalisty i innych osób zaangażowanych w Zgłoszenie oraz wszelkich szczegółów dotyczących Naruszeń.

2. Dane osobowe zawarte w Zgłoszeniach lub uzyskane w toku weryfikacji Zgłoszeń będą przetwarzane z bezwzględnym poszanowaniem obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, tj.:

1) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych; dalej jako „Rozporządzenie RODO”);
2) Polityki Bezpieczeństwa i Ochrony Danych Osobowych w Probit

3. Zabronione są jakiekolwiek działania Probit lub innych osób działających w jego imieniu oraz innych Adresatów Procedury, zmierzające do odkrycia tożsamości Sygnalisty i osób trzecich zaangażowanych w Zgłoszenie. Działania takie traktowane będą na równi z Naruszeniem oraz podlegać będą ocenie w ramach postępowania wyjaśniającego podobnie, jak inne przypadki Naruszeń.

4. Udostępnianie danych osobowych, o których mowa w ust. 2, dopuszczalne jest jedynie w stosunku do poniżej wskazanych osób (o ile Zgłoszenie ich nie dotyczy), tj.:

1) Prezesa Probit – w zakresie dotyczącym rejestrów i raportów określonych niniejszą Procedurą;
2) Pełnomocnika – w zakresie dotyczącym spraw, w ramach których dokonuje czynności
Pełnomocnika;
3) Zgromadzenia Wspólników – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Prezesa Probit.

5. Wyjątek od wskazanej powyżej zasady zachowania poufności stanowi sytuacja, w której:

1) przepisy powszechnie obowiązującego prawa wymagają od Probit ujawnienia informacji dotyczących Naruszenia właściwym organom państwowym, w tym w szczególności w przypadku przestępstwa lub wykroczenia,
2) dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości są ujawniane za wyraźną zgodą Sygnalisty.

5. Prezes Probit udziela Pełnomocnikowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zgodnie z odrębnymi procedurami obowiązującymi w tym zakresie w Probit.

§ 8 Rejestr zgłoszonych Naruszeń

1. Pełnomocnik prowadzi elektroniczny rejestr zgłoszeń wewnętrznych (zwany dalej „Rejestrem”), w którym opisywane są wszystkie przypadki dokonania zgłoszeń o popełnieniu lub możliwości popełnienia Naruszenia, bez względu na późniejszy przebieg i wynik postępowania.

2. Rejestr prowadzony jest w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych oraz z uwzględnieniem obowiązku zachowania anonimowości tożsamości Sygnalistów, świadków, sprawców oraz potencjalnych sprawców Naruszenia oraz osób wobec których popełniono Naruszenie.

3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
1) numer sprawy;
2) datę doręczenia Zgłoszenia;
3) dane osobowe:
a) sygnalisty;
b) osoby prowadzącej dochodzenie w sprawie zgłoszonego Naruszenia;
c) osoby, której zarzucono Naruszenie;
d) osoby, wobec której popełniono Naruszenie;
e) świadków;
4) określenie formy zgłoszenia Naruszenia;
5) przedmiot Naruszenia;
6) działania podjęte w związku ze Zgłoszeniem, tj. określenie toku oraz etapów postępowania, informacje o wszystkich dokumentach, sporządzonych i pozyskanych w trakcie prowadzonych postępowań wyjaśniających, informacje dot. rozstrzygnięcia oraz działań podjętych wobec osoby, której zarzucono Naruszenie,
7) datę przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej,
8) listę osób, którym przekazano, na zasadach określonych w Procedurze, informacje dotyczące Zgłoszenia;
9) datę zakończenia sprawy.

4. Dostęp do Rejestru przysługuje także organom publicznym w związku z prowadzonymi czynnościami i na zasadach określonych przepisami prawa.

5. Dane w Rejestrze przechowywane będą przez 3 lat od daty dokonania zgłoszenia, chyba że co innego wynikać będzie z obowiązujących przepisów prawa. Po tym czasie Zgłoszenia podlegają usunięciu z Rejestru, a wszelkie dokumenty dotyczące danego zgłoszenia podlegają zniszczeniu.

6. Wszelkie dokumenty w formie papierowej zgromadzone przez Pełnomocnika w związku ze Zgłoszeniem przechowywane są w siedzibie Probit. Dokumentacja elektroniczna przechowywana jest na odpowiednio zabezpieczonych serwerach Probit, a dostęp do niej posiada wyłącznie Pełnomocnik.

§ 9 Zgłoszenia zewnętrzne

1. Zgłoszenia mogą być dokonywane do uprawnionych organów, tj.:

1) Rzecznika Praw Obywatelskich,
2) organów publicznych właściwych ze względu na swój zakres działania.
2. Właściwy organ określa procedurę dokonywania zgłoszeń wewnętrznych.
3. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

§ 10 Postanowienia końcowe

1. Treść niniejszej Procedury została ustalona po konsultacji ze przedstawicielami Pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u Pracodawcy.

2. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.