NIS2 i RODO: jakie obowiązki mają spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe?

Czy każda spółdzielnia lub wspólnota mieszkaniowa musi dostosować się do dyrektywy NIS2? Nie. Obowiązki wynikające z ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa zależą od rodzaju prowadzonej działalności i określonych kryteriów. Inaczej jest w przypadku RODO, którego przepisy dotyczą ochrony danych osobowych mieszkańców niezależnie od wielkości organizacji. 

Wyjaśniamy, kogo dotyczą przepisy NIS2 i RODO, jakie terminy należy znać oraz w jaki sposób ograniczyć zagrożenia związane z ochroną danych. 

Samo zarządzanie nieruchomościami mieszkaniowymi nie oznacza automatycznie objęcia obowiązkami wynikającymi z NIS2. Decydują o tym rodzaj prowadzonej działalności oraz kryteria określone w ustawie o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (KSC). 

Dyrektywa NIS2, czyli dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2555, ma na celu zwiększenie poziomu cyberbezpieczeństwa w określonych sektorach gospodarki. W Polsce jej założenia wdrożono poprzez nowelizację ustawy o KSC, która weszła w życie 3 kwietnia 2026 roku. 

Przykładowo spółdzielnia mieszkaniowa, która oprócz zarządzania budynkami prowadzi działalność w zakresie dostarczania ciepła, powinna sprawdzić, czy spełnia warunki objęcia regulacją. Wśród sektorów wymienionych w przepisach znajdują się m.in. energetyka, zaopatrzenie w wodę, bankowość i ochrona zdrowia. 

NIS2 może mieć również pośrednie znaczenie dla zarządców nieruchomości. Jeśli zarządca współpracuje z przedsiębiorstwem objętym regulacją, a realizacja umowy wymaga dostępu do jego systemów lub danych, kontrahent może określić dodatkowe wymagania dotyczące cyberbezpieczeństwa. Nie oznacza to jednak, że zarządca automatycznie stanie się podmiotem objętym NIS2. 

Ocena powinna uwzględniać nie tylko wielkość organizacji, ale przede wszystkim faktyczny zakres jej działalności. Warto przeprowadzić ją w kilku krokach: 

1. Sprawdzić rodzaj prowadzonej działalności. Należy ustalić, czy organizacja wykonuje zadania w sektorach wymienionych w załącznikach nr 1 i 2 do ustawy o KSC. Samo zarządzanie budynkami mieszkalnymi nie wystarcza do objęcia regulacją. Kod PKD może być pomocny, jednak kluczowe znaczenie ma rzeczywisty zakres świadczonych usług. 

1. Ustalenie wielkości podmiotu. Co do zasady regulacja obejmuje średnie i duże przedsiębiorstwa działające we wskazanych sektorach, ale ustawa przewiduje również wyjątki. Przy ocenie wielkości należy uwzględnić odpowiednie zasady unijne, w tym powiązania między przedsiębiorstwami. 

1. Udokumentowanie wyników analizy. Warto zachować uzasadnienie również wtedy, gdy organizacja nie spełnia kryteriów objęcia ustawą. 

1. Sprawdź obowiązek wpisu do wykazu KSC. Jeżeli organizacja spełnia ustawowe kryteria i podlega samodzielnej rejestracji, powinna dopełnić formalności w aplikacji Wykaz KSC. 

Zgodnie z art. 5 ustawy o KSC podział na podmioty kluczowe i ważne zależy przede wszystkim od rodzaju prowadzonej działalności i wielkości przedsiębiorstwa. Podmioty kluczowe to przeważnie duże przedsiębiorstwa z sektorów o wysokiej krytyczności, natomiast podmioty ważne to głównie średnie przedsiębiorstwa z tych sektorów oraz średnie i duże przedsiębiorstwa z innych sektorów krytycznych. Przepisy przewidują jednak wyjątki. 

Pomocne mogą być także materiały Ministerstwa Cyfryzacji dotyczące samoidentyfikacji podmiotów. Pozwalają one uporządkować analizę przed podjęciem dalszych działań.

Nowelizacja ustawy o KSC przewiduje okres przejściowy, w którym podmioty objęte przepisami powinny przygotować organizację do nowych wymagań. 

Terminy te dotyczą podmiotów objętych odpowiednimi przepisami przejściowymi. W przypadku późniejszego spełnienia kryteriów zastosowanie mogą mieć inne terminy liczone od momentu uzyskania określonego statusu. 

Podmioty kluczowe i ważne muszą m.in. oceniać ryzyko cyberbezpieczeństwa, wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia, opracować procedury obsługi incydentów i zapewnić ciągłość działania najważniejszych systemów. Przepisy przewidują także korzystanie z systemu S46 (system teleinformatyczny służący do wymiany informacji o zagrożeniach i incydentach cyberbezpieczeństwa) oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za kontakty w ramach KSC.  

Za realizację obowiązków odpowiada nie tylko dział IT, ale również kierownictwo podmiotu. Niedopełnienie wymagań określonych w ustawie może wiązać się z konsekwencjami finansowymi.

Nowelizacja ustawy o KSC (Dz.U. 2026 poz. 252) przewiduje administracyjne kary pieniężne za naruszenie określonych obowiązków, a ich wysokość zależy m.in. od kategorii podmiotu, rodzaju naruszenia i jego skali.  

W obu przypadkach przy ustalaniu górnej granicy kary zastosowanie ma wyższa kwota. Ustawa przewiduje także szczególne zasady nakładania kar za określone naruszenia oraz możliwość ukarania kierownika podmiotu na podstawie art. 73a ustawy o KSC. 

Zgodnie z harmonogramem wdrożenia nowelizacji, stosowanie nowych przepisów o karach pieniężnych rozpocznie się 3 kwietnia 2028 roku. 

Warto przy tym pamiętać, że sankcje te dotyczą podmiotów objętych odpowiednimi obowiązkami ustawy o KSC, a nie wszystkich spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych. 

Inaczej jest w przypadku RODO, którego przepisy obowiązują niezależnie od wielkości i zakresu prowadzonej działalności.  

W przeciwieństwie do NIS2 przepisy RODO dotyczą wszystkich wspólnot i spółdzielni mieszkaniowych, które przetwarzają dane osobowe mieszkańców na potrzeby rozliczeń i zarządzania nieruchomościami.  

Zazwyczaj to wspólnota lub spółdzielnia jest administratorem danych, a zewnętrzny zarządca może przetwarzać je w jej imieniu. Dokładny podział ról zależy jednak od zakresu obowiązków i zasad współpracy. 

Zgodnie z art. 32 RODO administrator danych musi stosować środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do poziomu ryzyka, m.in. kontrolować uprawnienia użytkowników, zabezpieczać systemy informatyczne, wykonywać kopie zapasowe i sprawdzać możliwość odzyskania danych po awarii. 

O jakich obowiązkach należy jeszcze pamiętać? 

Zgłaszanie naruszeń ochrony danych art. 33 RODO. Jeśli dane osobowe zostaną ujawnione osobie nieuprawnionej, należy ocenić ryzyko dla osób, których dotyczą. Gdy zgłoszenie jest wymagane, powinno trafić do Prezesa UODO bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. 

Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania art. 30 RODO. Rejestr określa m.in. informacje o celach i zakresie przetwarzania danych. Obowiązek ten może dotyczyć także małych wspólnot, które regularnie korzystają z danych osobowych mieszkańców. 

Umowy powierzenia danych. Jeśli zewnętrzny zarządca lub dostawca IT przetwarza dane osobowe w imieniu wspólnoty lub spółdzielni, konieczna jest umowa zgodna z art. 28 RODO. Sam zakup oprogramowania nie oznacza automatycznie powierzenia danych. 

Jak ważne jest przestrzeganie tych obowiązków, pokazuje decyzja Prezesa UODO z kwietnia 2026 roku. Na wspólnotę mieszkaniową nałożono wówczas karę w wysokości 5 tys. zł za niezgłoszenie naruszenia ochrony danych w wymaganym terminie. 

Spełnianie wymogów prawnych to jednak tylko jeden z elementów ochrony danych. Tak samo ważne jest ograniczanie ryzyka awarii i utraty informacji, na które wpływa np. stan wykorzystywanych systemów informatycznych.

Odkładanie aktualizacji i modernizacji systemów informatycznych może prowadzić do powstawania długu technologicznego, czyli narastających zaległości technicznych, które z czasem mogą doprowadzić do zwiększenia kosztów utrzymania oprogramowania i wpłynąć na zwiększenie ryzyka awarii. Nie oznacza to jednak, że starsze systemy są mniej bezpieczne. Kluczowe znaczenie mają regularne aktualizacje i wsparcie producenta. 

W przypadku spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych istotną kwestię stanowią te cztery obszary: 

Ograniczanie tych zagrożeń wymaga zarówno odpowiednich procedur, jak i właściwie dobranych narzędzi informatycznych. W tym zakresie przydatne mogą być zintegrowane rozwiązania, które PROBIT oferuje spółdzielniom mieszkaniowym i zarządcom nieruchomości. 

Systemy PRO-SM dla spółdzielni mieszkaniowych i PRO-ZN dla zarządców nieruchomości łączą funkcje związane z księgowością, rozliczeniami i administracją nieruchomościami. Dzięki temu dane są dostępne w jednym środowisku, co ogranicza potrzebę korzystania z osobnych programów i ręcznego przenoszenia informacji. 

Modułowa budowa obu systemów pozwala dopasować funkcjonalność do potrzeb spółdzielni lub zarządców i rozbudować ją wraz ze zmieniającymi się wymaganiami.  

Współpraca z PROBIT nie kończy się na wdrożeniu oprogramowania. W ramach umów serwisowych klienci mają dostęp do aktualizacji i pomocy technicznej, a system myPROBIT umożliwia wygodne zgłaszanie problemów związanych z działaniem programów. Z kolei aplikacja PRO Mieszkaniec pozwala zarządzać dostępem mieszkańców do udostępnianych im informacji poprzez odpowiednie role i uprawnienia. 

Możliwości długoterminowego wykorzystania naszego oprogramowania potwierdzają doświadczenia klientów. Przykładem wieloletniej współpracy jest Spółdzielnia Mieszkaniowa Karpacka, która w 2023 roku, w momencie publikacji naszego case study, korzystała z oprogramowania PROBIT już od 17 lat. 

Korzyści z użytkowania systemów PROBIT potwierdzają również doświadczenia innych spółdzielni. Spółdzielnia Mieszkaniowa „Polanka” z Wrocławia doceniła integrację modułów, regularne aktualizacje i wsparcie techniczne. Z kolei Skierniewicka Spółdzielnia Mieszkaniowa zwróciła uwagę na ograniczenie powtarzalnych czynności. 

Więcej informacji o doświadczeniach użytkowników można znaleźć w referencjach klientów PROBIT. 

Chcesz sprawdzić, jakie rozwiązania sprawdzą się w Twojej spółdzielni lub firmie zarządzającej nieruchomościami? Poznaj możliwości systemów PROBIT i skontaktuj się z naszym zespołem, aby omówić potrzeby swojej organizacji.