Moduły
Probit – Elektroniczny Obieg Dokumentów
Elektroniczny Obieg Dokumentów to nowoczesna aplikacja internetowa pozwalająca na prowadzenie e-Sekretariatu. Dzięki temu z każdego miejsca, o dowolnej porze mamy dostęp do korespondencji naszej firmy i jej oddziałów. Zdecydowanie usprawnia to sposób komunikacji oraz przepływ informacji i obieg wszelkich dokumentów. Dodatkowa opcja przydzielania działań pracownikom umożliwia zaplanowanie pracy poszczególnych działów.
Zalety Elektronicznego Obiegu Dokumentów:
Wszystkie dokumenty w jednym miejscu
Centralne przechowywanie i zarządzanie korespondencją i informacją. Dzięki temu usprawniony zostaje przepływ informacji w firmie. Rozwiązanie jest szczególnie pomocne w przypadku firm wielooddziałowych.
Ewidencja poczty wchodzącej i wychodzącej
Rejestracja pism w dedykowanych dziennikach korespondencyjnych pozwala na zapanowanie nad firmową dokumentacją oraz przejrzystość informacji.
Definiowanie scenariuszy (procedur) obiegu dokumentu
Użytkownicy tworzą w systemie procedury obiegu dokumentów. Swoiste ścieżki dla przepływu informacji. Ten mechanizm pozwala na odtworzenie drzewiastej struktury organizacyjnej firmy oraz kompetencji. Realizacja konkretnego etapu procedury umożliwia przejście do kolejnego kroku.
Różne rejestry pocztowe dla użytkowników
Każdy z zalogowanych użytkowników samodzielnie definiuje własne rejestry, w których ewidencjonuje korespondencję oraz ważne dokumenty.
Ewidencja zdarzeń
Każda operacja jest ewidencjonowana w systemie z dokładną identyfikacją użytkownika, zadania, terminu wykonania, daty oraz czasu wysłania / odebrania / wykonania / przekierowania, wg stanu wykonania.
Przydzielanie pracownikom zadań
Elektroniczny Obieg Dokumentów to narzędzie, które pozwala na oddelegowanie pracowników do realizacji konkretnych zadań. Kadra kierownicza na bieżąco może monitorować stopień realizacji zadań.
Rejestracja i kontrola terminów pism, dokumentów i spraw
Dzięki określaniu terminów realizacji zadań aplikacja pozwala na bieżące śledzenie i planowanie zakresu prac do wykonania od chwili jej zarejestrowania w systemie do zakończenia.
Szerokie możliwości wyszukiwania
Dostęp do wszystkich dokumentów wprowadzonych w aplikacji ułatwiają rozbudowane funkcje wyszukiwania wg wszystkich parametrów opisujących dokumenty.